今天又再一次要來跟你分享我個人最喜歡的主題之一：時間管理，其實我們以前分享過非常多的 time management tips，不過今天要講的方法 Eisenhower Matrix （有些人也稱之為 艾森豪矩陣）算是一個非常經典的時間管理法，我除了會在節目中和你解釋一下這個方法是什麼、使用的方式之外，也會用實際的例子和你講解我是如何去拆解我的工作項目，讓我的生產力更高效。

這集節目比較特別的地方在於，我設計了一點互動性的元素，因此建議你邊收聽音頻節目的同時，可以一邊準備紙筆在旁邊，寫下你的答案，實際操作演練看看，這集節目除了介紹 Eisenhower Matrix 時間管理法之外，我也會和你分享如何安排與分類你的工作，讓你能夠在同一個時間段，處理同一種性質的工作。

今天我事先準備了一份 PDF 講義，裡頭幫你做好重點整理、圖表和案例練習，填寫下方表單免費下載你的講義吧！

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以下為文字版訪談綱要
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📍【訪談綱要】#166 艾森豪矩陣 

馬上開始 >> 00:00 – 節目開場與單集概要

今天之所以想分享這個時間管理的方法，是因為我前陣子的生活又變得不太一樣，所以我又試了不一樣的時間管理法來幫助我提升工作效率，你記不記得大約在年初的時候，我也分享過幾種不一樣的時間管理工具？如果你感興趣可以點選下方連結，回去聽佐編茶水間的第 135 集內容。

馬上開始 >> 03:24 – 簡介艾森豪矩陣：適用對象，以及是誰發明這個方法

今天要介紹的這個時間管理法叫做 Eisenhower Matrix 艾森豪矩陣，也就是很經典的重要與緊急四象限的時間管理方式，這個方式我認為特別適合給斜槓工作者、一人公司的自媒體創業者做使用，也就是說，我覺得他可以跳脫你的工作領域，連你的私人家事都一併管理，非常的實用。

首先我們簡單科普一下，這個時間管理法的創辦人 Eisenhower 其實是美國第34任總統，而在二戰期間，他更是美國的五星上將，統領許多重要戰事，不難想像這個人的工作既多又複雜，因此艾森豪便發明這個舉世聞名的管理學方法，幫助許多人在緊急或是重要的事情上面，排列清楚的優先順序。

馬上開始 >> 04:38 – 定義艾森豪矩陣四個象限的事情分類準則

（歡迎下載我為你準備好的 PDF 講義，裡頭有我已畫好的表格，直接搭配著節目使用就不需要自行繪製唷！）

這個方法需要準備紙筆，並在紙上先畫好一個十字架，讓紙上呈現四個方格，左上角的方格，我們稱它為 緊急又重要，右上角的方格，我們稱它為 不緊急但很重要，左下角的方格，我們稱它為 緊急但不重要，右下角的最後一個格子，則是 既不緊急又不重要。

#1 左上角：又重要又緊急的事情，我給它的定義是，這件事情有非常明確的 Deadline，而且如果沒有在期限內完成，你可能得承受一些後果，或者會影響到其他人，造成別人的麻煩，不然就是這件事情沒有去做，會出現更多的衍生工作項目。

#2 右上角：不緊急但很重要的事情，我對它的定義是，這種事情通常沒有明確的截止日期，而且很可能不會有所謂完成或完美的一天，就有點像刷牙一樣，不是說你一天刷三次牙明天就不用刷，它是一件必須會需要用時間累積且不斷循環的事情，這件事情極有可能是那種需要花一年以上，或甚至是一輩子來堆疊的事情，所以會被歸類在這個象限的事情，通常是一些長期規劃或個人習慣。

#3 左下角：我們稱之為緊急但不重要的事情，這一類的事情我個人覺得可以統稱為庶務或雜項，我對它的定義是，它雖然可能有明確期限，但是不太能夠累積你的個人專業，也不是個會有效提升你工作技能的事情。它極有可能是勞力工作，或是未來可能會由機器人取代的工作，例如大部分的家事，像最近台灣開始很流行洗碗機，因此洗碗，就可能是這類的事情。

#4 右下角：我們稱為既不緊急又不重要的事情，我覺得可能像是一些你有點想做，但沒做又沒差的事情。例如說，找時間幫自己染頭髮、換一台新的腳踏車、整理臉書好友名單、或是看一部你一直想看又沒時間看的影集等等。這一類的事情，我通常會覺得如果可以不做，那就把它從代辦事項中刪掉不要做，或者就乾脆等到自己有空再做也可以。

馬上開始 >> 07:59 – 艾森豪矩陣實際演練

現在，我會唸出一系列的待辦清單，然後給你一點時間，請你試試看自己分類在四個象限中：

圖片取用自Todolist

⚡本週代辦事項：

1. 開家庭會議
2. 完成英文作業
3. 查看台北的房市趨勢
4. 把禮服送去乾洗店
5. 準備星期五的公司會議簡報
6. 冥想二十分鐘
7. 繳停車費
8. 思考下一季的自媒體目標與規劃
9. 整理衣櫃
10. 準備下個月英文檢定
11. 讀完《工作必須有錢有愛有意義》
12. 買一雙新拖鞋
13. 上完 Brand Your Life 線上課程第八單元
14. 上網找參加婚禮的化妝教學影片
15. 打電話約 Nancy 討論投資計畫

你在這裡可以暫停一下，花一點時間想一想，以上這十五件事情，你會怎麼把他們安排進這四個象限裡呢？

當你在分類工作項目的過程裡，你可能會發現，每一個人對於每一件事情的判斷基準點都不太一樣。

例如以上述的待辦清單中，你應該聽得出來這個人好像接下來要出席一場婚禮、他好像要準備英文檢定，但這些事情究竟距離現在有多近？代表還有多少時間可以準備，這些因素都會大幅影響這件事情的緊急程度，再來，你可能也會發現這個人他需要一雙新的拖鞋，不過究竟是他拖鞋壞了，所以需要買一雙新的？還是他其實有其他的拖鞋，但想要買不一樣款式的呢？這些元素其實都會影響到我們決定一件事的輕重緩急，所以，我相信當你做完這個小練習，你的答案可能跟其他人的答案都會有差距，如果你想要看看我是怎麼去分類這些代辦事項的話，你可以下載這一集的補充講義，就可以看到我的分類囉！

馬上開始 >> 10:57 – 艾森豪矩陣的規劃策略

講完四個象限的定義與實際操作過一遍後，我們來聊聊規劃策略，左上角的事情通常包含：會議、考試、檢定、繳費、活動、表演、簽約。既然是又重要又緊急，最直觀的策略就是「優先處理」，在艾森豪矩陣上的官方建議是，只要出現在左上角的事項，就應該要立刻去做。但就如同我剛才所說到的，每一個人對於一件事的輕重緩急的分辨方式皆有不同，而在我們有超多雜事，且從來沒有真正執行過任何時間管理工具之前，我們看每一件事，都會覺得他是緊急的事情。沒錯，所以你可能會發現，你不自覺把很多事情都放在又重要又緊急的區塊，如果你按照艾森豪的原先策略來立刻去做，你很有可能一整天都在做左上角的事，反而其他部分的事情一直被耽擱。

因此一般我們來做時間管理時，處理左上角又重要又緊急的策略就是優先處理沒問題，這是最簡單的執行方式，但如果你想要更進階一點，我建議你把這塊的事情擺在第二順位，為什麼呢？因為第一順位我們要先做「不緊急、但很重要的事情」。

在我的認知中，我認爲重要但不緊急的事情，很有可能是決定我們長遠 Lifestyle 的關鍵要事，例如說運動、冥想、學習、看書、存錢、投資、陪伴家人、持續進修、跟朋友聯繫、寵愛自己、這些是我們真的都知道他重要，但卻因為不緊急而不斷被忽略的事情。

這類的事情通常需要靠累積才能看到一些進展或結果，所以每一次的錯過，都將為我們的未來帶來無法彌補的沈沒成本，越是累積就越難開始，越是延後，就離夢想、目標或理想生活越來越遙遠。

我覺得右上角的象限，有點像人體的肝臟，平常是最安靜最沒事的器官，但當一出現警訊，通常都是大事，變成要花一整天甚至是好幾個月來處理的危機。因此我覺得重要但不緊急的事情，反而是一天開始時要優先做的事情。當然，你可能會有一系列又重要又緊急的事情等著你，別緊張，又重要又緊急的我們一定會做，但他是第二順位，第一順位是不怎麼緊急但很重要的事情。

請你早上撥一點額外的時間來投身這個象限。例如早起半小時或一小時，把這個象限裡面的事情做一點點，不用做完，不用一定要達到什麼目標，但就是每天都有一點點進度，才不會累積那個沈默成本，儘管只有十五分鐘或五分鐘也好，請你嘗試看看！

右上角的事情我建議不要追求完美、不要過分要求，比完美更重要的是進度與進步，進步永遠是可以持續發生的，而完美卻是一個有極限的事情，但對於健康、對於個人成長，或甚至是累積個人的身心靈財富，我想你應該不會希望它有極限吧？大部分人的很容易就掉入先處理又緊急又重要的事情這個象限中，從現在開始換個方式，你的人生絕對會在一兩個月後有很大幅度的變化，當你真的這麼嘗試一段時間後，也期待你跟我分享你這段時間的觀察與改變☺️

馬上開始 >> 17:53 – 左下角：緊急但不重要的規劃策略

接下來聊左下角緊急但不重要的象限，艾森豪提供的策略是只要落在這個象限的事情，都交辦給其他人。我想提供兩個判斷準則，幫助你更知道哪些事情是屬於這個象限的。

第一個判斷準則是，這件事情不是非你做不可的事。

例如你現在是新手媽媽，你的新生兒需要喝母奶，像是親餵母乳這種事情就不能代理，但如果是換尿布或煮菜，沒有非你不可，也許你做得比較好、比較快，但如果你不願意把任務交付給他人，你會獲得的就只有更多的任務而已。

第二個判斷準則是：這些事情是沒有累積效益的。

也就是說你不管花多少時間做，都不會累積出什麼關鍵的成就，或者是就算有技能上的累積，但這個技能並不在你長遠的人生規劃中，這類的事情就可以放到左下角的象限中。

以我個人舉例，我偶爾會想要自己剪輯影片，剪影片很有趣、我也有一些 idea 想貢獻，所以在一個樂觀的氛圍下，我會不小心去購買一些剪影片的線上課程，或者是一些網路素材，這些事情做起來滿開心的，但很快地我就發現自己花太多時間在這件事情上，而再理性一些思考，我會發現自己未來其實並沒有想要成為一位專職的影片剪接師，這些技能雖然能夠累積，或許在走投無路的時候也可以讓我去接案，但它依然不在我的職涯規劃中，所以遇到影片剪輯的事務，我最好還是請其他人代勞，不然就是把它放在右下角的象限，等真的有空再做比較合適。

再來，也有一些會經常覺得很多事情都得自己來做的人，我覺得這個時間管理法其實是一個很棒的練習，可以讓你在每一次拖曳、每一次分配象限時，都再次與自己對話，問問自己：

「為什麼這件事情不能交給其他人做？」

「我會想要繼續累積這件事帶給我的經驗值嗎？」

「這件事情未來是否會像洗碗或翻譯一樣，用機器或軟體就可以解決了呢？」

「這件事情如果持續累積，能夠為我的人生添加我想要的深度跟厚度嗎？」

請你重複地把這幾個問題在腦中梳理梳理，把你的代辦事項放到這個象限中，不僅能讓你的生活更加輕鬆，也能讓你離自己的理想生活越來越近，所以能夠把很多事情放到左下角這個象限，其實是一件非常令人開心的事情唷！

馬上開始 >> 21:24 – 右下角：既不緊急又不重要的規劃策略

最後來到既不緊急又不重要的象限，艾森豪的建議是，這些事情請你直接 delete 不要去做，不過，我自己覺得這類的事項還是可以留著，只是它就變成你的 Fun list，或者是當你假日在家無聊不知道要做什麼事的時候，就可以拿出這個清單裡的選項，挑幾件出來做。

什麼樣的事情會被分到這個象限呢？我覺得像是娛樂、消遣、嗜好、慾望類的事情，都可以放到這個象限中。因為我們本來就不可能完全不娛樂或完全沒有其他慾望，不過比起下班後總是在家追劇耍廢，其實你真的可以預備一個「消遣清單」，這個習慣我大概也是一年多前才養成的，因為疫情都被關在家，我發現我們的業餘消遣就變成一直看電影或打電動，後來我開始把一些不是那麼重要、也不是那麼緊急的事情，放在所謂「下了班之後」來做的清單，因此可能就會出現像是醃泡菜、學Salsa舞、烤餅乾、做指甲、或是讀小說。

因此我不認為這類的事情需要完全刪除，當然，這類的事情如果真的超沒必要，那就算有閒暇時間，大多數人還是會建議不要去做。但我認為，我們有時候工作還滿辛苦的，因此如果能制訂出一個明確的時間區段，例如每週五的晚上兩個小時，讓你就做這些看似沒意義、沒目的的事情，或許會轉變成一種另類的抒發，和心靈上的休息、運動也不一定，因此也歡迎你自行斟酌，但有一個小叮嚀，建議每天或每週花最少的時間在做右下角這個象限的事情，不然你花了很多時間一直耗在這個象限，可能會耽擱了其他真正重要、或真正緊急的事。因此，如果你跟我一樣喜歡做規劃，不如就直接把這個象限規劃到你的行事曆中，讓你有一個專屬的耍廢時光，或許也是很不錯的時間管理或效率提升方法唷！

馬上開始 >> 24:01 – 簡介 Worklog 時間戳

接下來我們要更上一層樓，和你分享什麼叫做 Worklog 時間戳，以及要如何把你的工作事項做整理，讓你的效率能發揮到淋漓盡致。許多研究都顯示，

當我們在不同的任務中不斷地切換，每被打斷一次或切換一次，人的效率就會下降 20%

這件事情我自己是非常有感覺的，以前試過番茄鐘工作法，但我個人覺得25分鐘實在是太短了，鬧鐘一響又不小心會打斷整個工作節奏，所以我比較喜歡一次至少超過一小時的專注時間，當我們用完艾森豪矩陣去歸納哪些事情應該要先做之後，我們就要去分析在這些所有的工作項目中，又有哪一些是同質性的工作，可以被排在同一天，甚至是同一個時段一起進行呢？因為我們的目標，就是希望可以一氣呵成，不要在工作項目中換來換去，最好還能超前部署，對吧？所以又來囉！我現在呢會唸出十項我工作中經常遇到的內容，聽完之後也可以暫停一下，花一點時間想想假設這是你接下來下一週要完成的所有工作，你會怎麼安排他們呢？

⚡本週工作項目：

1. 寫一篇新文章
2. 準備一對一諮詢內容
3. 寫信給某廠商洽談合作提案
4. 與團隊開內部會議
5. 製作講座的Presentation
6. 採訪某某來賓
7. 撰寫某某書的推薦序
8. 與出版社討論行銷內容
9. 和學生做一對一的線上教練諮詢
10. 發想與企劃下個月規劃與提案

好，這裡你可以暫停一下，把我剛才念到的東西寫下來，花一點時間去判斷與分類工作項目。也別忘了下載講義，參考我的案例與解說，但我在這邊就先公布一下我安排工作的邏輯：分別是創作 / 文書 / 發想 / 會議 / 會談五種類別。

1. 寫一篇新文章（創作）
2. 製作講座的Presentation（創作）
3. 準備一對一諮詢內容（文書）
4. 撰寫某某書的推薦序（文書）
5. 寫信給某廠商洽談合作提案（發想）
6. 發想與企劃下個月規劃與提案（發想）
7. 與團隊開內部會議（會議）
8. 與出版社討論行銷內容（會議）
9. 採訪某某來賓（會談）
10. 和學生做一對一的線上教練諮詢（會談）

當這些事情被標記完之後，我就會用主題日（點我連結 至主題日單集節目）的方式去規劃，例如所有的會議我都會盡量規劃在星期一，星期二我想要專心創作，所以當天就會把寫文章，跟做簡報排在星期二，星期三的主題可能是文書處理，星期四是做訪談會談，星期五拿來作發想等等。

當然，這是非常理想的規劃方式，我們通常還需要看一對一諮詢、跟廠商的會議是哪一天，有些事情不太能是自己決定的，但這就是喬時間的重要性，很多東西其實都是有討論空間的，這是你的工作效率、你的生產能力，你應該要更鼓勵自己把工作的時間更客製化成適合自己的版本，因為如果你的時間管理做得好，受益的人不只有你，還有身邊的其他人唷！

到了這邊，你可能在想說，天啊我工作上的事情都超級瑣碎，通常都是眼下出現什麼事，我就處理什麼事，好難像這樣事前規劃，

如果你有這種感覺，就請你一定要開始做你的 Worklog！

這是前陣子我跟我助理開始使用的一種時間紀錄法，因為我們想要明確地檢查出我們到底把時間花在哪些事情上？如果你沒有做記錄通常是很難知道的，因此我們會寫下自己幾點到幾點在做什麼事，然後把這些事情做一個類別的標籤，例如剛才說的到營運或行銷，一週之後，再來去檢視就近哪一個標籤被使用最多次。

當你有了 Worklog 標籤之後，你不只能夠大概知道自己做某件事情至少要花多少時間，你更可以預先安排下一週的 Worklog 想要長什麼樣子。時間管理其實非常像是記帳，透過盤點、分析，我們更能夠知道自己在時間的運用上以怎麼優化、怎麼調整，那一樣參考這集的 PDF 講義也可以看到圖片，如果你是視覺化的學習者，相信看圖片會更好理解 Worklog 和我所謂標籤分類的意思。

📍【重點整理】#166 艾森豪矩陣 

#1 通常處理又重要又緊急的策略是優先處理，但進階一點建議你放在第二順位，因為第一順位我們要優先完成不緊急卻很重要的事情。

#2 兩種準則判斷何為緊急但不重要的事情？第一，這件事情不是非你做不可的事；第二，這些事情對你而言沒有累積效益。

#3 如果你的工作很瑣碎，總是無法事先規劃，建議你先試試看紀錄你的工作 Worklog，檢查你一天的時間分配，慢慢再來盤點、分析與規劃你的明天、下一週甚至下個月的時間配置。

📍【本集結語】#166 艾森豪矩陣 

以上就是我的微調版艾森豪矩陣，以及設計 Worklog 的時間管理法，我知道今天的內容稍微瑣碎了一點，但講這類的議題真的是我的興趣，可以滿足我這規劃控的慾望，也希望這樣的內容有帶給你一些幫助！

其實我這幾年來有一個滿大的體悟，以前的我是一個很隨性，去旅遊也不會做任何計畫的人。雖然現在出遊還是不太會規劃很多，但我開始發現，規律的生活其實是一件滿迷人的事情，而且也並不是說規律就等於無趣或沒有驚喜，而是能夠用知道什麼時候需要面對無聊的工作瑣事，什麼時候可以放鬆的大肆享樂。那當這些事情出現在你眼前，就去做吧，就照著你給自己的規劃，活在當下！該做的事情出現了，安排它、完成它，練習變成一個自律的人，做完了之後，放假的時間、下班的時間到了，那就關上電腦，去玩、去休息、好好享樂吧！

📍【本集聽眾回饋】

如果你聽完這集節目，覺得對你有收穫，我也想邀請你到 iTunes Store 按下訂閱按鈕，並且幫我打星評分留言，留言時也希望你告訴我你在聽的是哪一集（集數），以及你喜歡或不喜歡這集的什麼內容，如果能夠清楚描述，對我和這個節目都能帶來非常大的幫助。

 

如果你喜歡這集節目，我也想邀請你加入我們的臉書私密社團（請點此連結），我們在社團裡討論很多有關遠距工作、自我成長，以及個人品牌經營的內容，你只需要填寫完成申請表單，就可以加入我們的社團大家庭中！

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