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#18 有正職還有時間創業嗎? 5個你要知道的時間管理秘訣

你會不會常常覺得下了班之後就好累,什麼事都懶得做,因此只想看電視或玩手機度過你的夜晚呢?今天我會和你分享我的一天長什麼樣子,如何在有正職工作的情況下,如何做好 時間管理 ,甚至在業餘的時間創業。

如果今天你是個和我一樣有全職工作的員工、學生或甚至是爸爸媽媽,我會和你分享5個我的時間管理原則,也會介紹你我使用的方法、工具,以及如何去安排你的時間才最有效率。

 

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Zoey的一天

首先,我每天大概是在八點左右起床。

在喝水洗臉後,我會坐下來,冥想10分鐘,我喜歡在這時候聽一些舒服的音樂,讓我的一天開始的很平靜,那接下來,我就會運動20分鐘,天氣OK的話,我會到家後面有個小山坡快走,然後在這時候聽一些Podcast,如果天氣不好的話,我會在家裡做瑜伽,在這個部分我會計時,就是20分鐘而已。

完畢之後呢,我會去快速地沖個澡、換衣服,開始看書,看書我只看20分鐘,那在看書的時候,我喜歡一邊吃早餐,20分鐘過了,鬧鐘響了,我就去刷牙,那這會大概是9點多,這就是我展開工作的時候。

在這裡,我要先暫停一下

你有發現嗎?我早上絕對不會看手機,因為這是我新養成的好習慣,所以我一定要炫耀一下:D,我以前總是會在起床時的第一件事,就是滑手機,我總覺得那會讓我比較好清醒,但很容易不知不覺的浪費掉很多不必要的時間回訊息或看新聞。

那我後來發現,其實我一早根本不必確認什麼超級無敵緊急的事,畢竟再怎麼急,也已經等了8小時,再多等一小時是不會有差別的,所以我幾個月前,開始睡覺時都關飛航,這樣我一早起來被鬧鐘叫醒,我看時間的時候,就不會看到一大堆昨晚的訊息,然後一不小心開始回覆。

所以,挑戰自己,早上起床第一件事,不要滑手機,你辦得到嗎?

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接下來呢,我會先開始忙佐依理想生活設計的事情,取決於那天是星期幾,那會決定我那天要忙的事寫部落格、錄音、還是一些行政雜事。

假設那天我的工作是做廣播,所以我大概在早上9點多到12點左右,我就會開始寫文字稿、錄音、然後剪輯,我會做到大概12:30。

到了這邊你可能會想?咦?你的正職怎麼辦?一早起床不是就開始上班嗎?

我在這裡有個比較特殊的原因是,因為我是遠端工作,那剛好人又在美國,我主要面對的同事和主管都在亞洲地區,所以我起床,他們就睡了,因此,我一早便不會有任何會議或需要緊急處理的事情。

於是,早上呢,我選擇先忙我部落格的事,確保我個人品牌的東西有如同我的承諾一樣,定期的產出,然後大概下午一點多,我會開始做正職的工作。

我通常會花6個多小時完成我當天的工作,我的晚上7點多,台灣和韓國的同事大部分也漸漸起床,所以7點到9點,我滿常會有會議,或者是一些Email、訊息要回。

所以跟你們的行事曆相反,你們可能是下班5、6點,開始去做相關的進修學習,我則是把這些東西挪到早上來進行。

早晨咖啡

你可能會在想說:我的時間又沒有妳這麼彈性,我也不是在家工作,光是通勤就會花掉我很多時間,下了班之後又沒力氣,這樣的管理方式很不切實際?

因此呢,我在這邊要分享給你幾個我時間管理的秘訣,無論你今天在做什麼類型的工作,都可以套用在自己身上。

我的五個 時間管理 的秘訣:

一、分清楚什麼是重要大事,什麼是緊急瑣事

一般而言,當你一看到「緊急」的事,你都會很想要先做,但是,我今天要扭轉一下你的觀念,我在這邊說的緊急,當然不是只說你家失火了,或者是某個人有人身安全的那種緊急。

而是,你一早起床,看到主管傳給你的訊息,你會以為他很迫切,所以馬上就把頭栽進去,然而,當你開始處理你以為是「緊急」的事情,你的時間會不知不覺就這樣被磨損掉。

看似緊急的事情還有另一個特質,那就是能「馬上處理」,例如說簡單的Email馬上回信、簡單的訊息馬上回覆,而相較之下,「重要」的事情就會顯得更耗時,也無法馬上完成,不過呢,很多人都是卡在這一點,因此那些「更重要」的事情,就一直被拖下去。

所以對我來說,什麼是重要大事?什麼是緊急瑣事?

在我的生活裡,我的愛人、我的健康、我的知識、我的個人事業、我的心靈,這些事情是No.1重要的,接下來呢,才會是我的工作、我的外貌、世界在發生的事、社交軟體上的事,以及別人的需求。

因此,如果有粉絲密我問問題、廠商的邀約、或者是同事的訊息,這些東西,我絕對不會第一個做(一早起床我的臉書通知都是20+起跳,但是我都是到下午才看),如果你先做不是第一重要的事,你接下來會沒力氣再回來完成它。

所以,一早起床,我都會先喝水洗臉,冥想,運動,看書,因為你明明知道這些事很重要,以長遠的來看,自我投資真的是最重要的,明明那麼重要,你為什麼不先做呢?畢竟,如果你不先做,你不太可能在忙完一整天後,還有那個心力來完成,是吧?

同樣的,事情搬到工作與事業上,以現階段的目標來說,什麼是你這個季度最重要的事情?也許是賺錢、也許是成長、也許是粉絲互動,或者只是好好的把自己的網站架設起來,去搞清楚什麼是「最重要」的事情,然後先做就對了,儘管一點點也好。

所以,安排順序,無敵重要,我也建議你不要一早起床就開始回工作的訊息,如果你要通勤,我建議你在通勤的時候看書或者是聽廣播,直到抵達公司,把咖啡還有桌上的東西都安頓好,第一件事:先確認什麼是重要的事,完成一項重要的事,再來處理看似緊急的瑣事。

To-do list

Zoey的一天大概長這樣?

二、清楚地寫下當天要做的事,並安排優先順序

我每天都會很清楚地寫下今天要做的事情,因為我發現如果我不寫,我好像會花太多時間來想我接下來要做什麼,那這樣,我就會一不小心開始處理瑣碎的雜事,所以,拿一張紙或開個表格,清楚地列下你當天要做什麼事。舉例來說,我的To-Do list就如上圖。

然而呢,不只是寫下要做什麼事,我也會安排順序,如果你覺得有必要的話,你也可以寫下時間點,因為我在做順序安排時,我就會運用到第一點的技巧,我會知道什麼重要,什麼該完成,什麼事其實沒那麼緊急?

這就是為什麼我很有生產力的原因,因為我永遠會先做那些可以讓整個品牌成長的事,而不是無關緊要的事。

延伸閱讀:如何不斷產出創意內容?我讓作品源源不絕,維持生產力的5個習慣

主題日

Zoey的主題日

三、列下你的主題日

我到底是怎麼樣安排佐依・理想生活設計的內容呢?其實我每天都有主題日,如上圖。

所以我那天規定好要做什麼事情,我就不會去做其他事,除非有那種需要配合來賓的時間,有時候我會在假日的時候做interview,除此之外,當天的主題是什麼,我就會統一在那一天通通做完一個禮拜的份量。

例如說星期四是宣傳日,所以星期四我會把我的內容發佈到Meidum上,然後再分享到多個社群、投稿到不同的網站。

星期五呢是排程日,我會寫下下禮拜要在臉書的粉絲專頁社團InstagramEmail上面發表什麼內容,然後全部先排好一個禮拜的份量。

而且,星期五,我也只會做排程&回訊息的事情,這樣我就不會再多個不同的工作事項中交錯來回,一下要寫文章、一下和來賓喬時間、一下回粉絲的問題、一下把我的內容分享到各個平台,這樣的效率不是最好的。

所以,我鼓勵你去建立自己的主題日,也許星期一是瑜伽日、星期二是英文日、星期三要寫作、星期四和我一樣把你的作品推銷出去,星期五呢,去參加相關的workshop或是聽講座、交朋友,這樣你每一天都有不同的主題,每一天都會很好玩。

利用時間

四、一次只做一件事

我不會在多個不同的tasks中跳來跳去,也就是說,我不會一下子寫Email、一下子跑去剪影片、一下子看到有人敲我又馬上回覆。我認為我做事很有效率,速度也很快,很大一部分都是多虧這個功勞。

所以呢,其實我在工作時,手機會關靜音,雖然我的臉書和Slack因為工作需要,所以都會一直開著,但是我已經訓練自己到滿強的意志力,就算聽到「噔噔」的聲音,我也可以忽略它,直到手上的工作到一個段落,我才會去查收。

你可能在想:「可是我在辦公室工作啊,就是經常被打擾⋯⋯」,如果是這樣的話,我建議你戴耳機聽音些不會干擾你工作的音樂,或者如果你的辦公室有不同的空間,暫時到其他房間去工作(我以前在辦公室時,就常常逃到沒人的會議室工作),或者,如果主管突然找你,禮貌性地和他說:「請給我五分鐘」然後把手上的事情做個收尾。

我如何在業餘時創業

五、善用時間管理工具

我自己喜歡用的時間管理工具叫做Toggl,它可以追蹤我做每項工作花了多少時間,並且在電腦上、手機上都可以同步使用。

如果你常常不知道自己的時間用到哪去?我建議你養成追蹤自己時間的習慣,尤其是工作上也是。

你寫一份簡報要花多少時間?你做一支影片的後製要花多少時間?這些東西,建議你建立一個自己的資料庫,因為當未來一個關鍵字出來,就好比「影片剪輯」,你就大概知道:「我今天會有兩小時在做這件事」,因為你以往有經驗,所以你知道大概會花費多少時間,那你就比較不會估錯時間,也可以減少加班的機率。

時間管理 工具 Toggl

Toggl:時間管理工具

另外,如果你想要追蹤你一天花多少時間用手機,有一個App叫做「Moment」,它可以記錄你一天拿起手機幾次,一次用幾分鐘,都用在哪些App上(結果比你想的還要恐怖唷)。

追蹤你花多少時間在手機上

Moment:紀錄你花多少時間在手機上

錢要花在刀口上,時間亦然

很多人跟我說,他的時間不夠多,或者是到底要怎麼樣,才能有多一點時間,但是我們其實永遠都不會有「多」一點時間,每個人的時間都是一天24小時,沒有人的時間比較多,但是你的時間用在哪?怎麼用?這就非常的重要。

如果你有一份正職,到底還能不能夠在業餘時創業呢?絕對可以,你只要更懂的善用時間,而且要aware你把時間用到哪去,你會發現你絕對有時間,你只是一不小心把它用在不怎麼重要的事情上,就像是錢要花在刀口上,那哪裡是刀口?這就要靠你的判斷能力,去判斷出哪些東西可以push you foward,哪些又會拖慢你的腳步。

希望這一次的內容對你有幫助!

Zoey


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