《 遠距工作模式 》一本超適合送給老闆的遠端協作、管理、溝通工具書

by Zoey | Jul 15, 2020 | 有錢

因為新冠肺炎的影響，許多人在2020年有機會初嚐遠距工作的美好（或折磨？）自 2005 至 2011 年，光是美國的遠距工作比例便竄升 73%，總數高達三百萬人。不可否認的是，「 遠距工作模式 」絕對是未來職場的趨勢之一，但到底要如何做好溝通、協作、管理呢？

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Hello 我是Zoey，目前是一位經營個人品牌的在家創業者，自從 2016 年開始，我便踏上了遠距工作之路，這四年來，我看到遠距工作的逐漸抬頭，從完全沒聽過這個詞彙，到現在高度討論，雖然遠端協作概念對許多人來說依然很陌生，在這樣變動的時代裡，不變的風險反而更高。

這次非常感謝天下文化的贈書，讓我有機會一讀《遠距工作模式》這本好書，在今天這篇文章裡，我會簡單和你介紹一下此書，也會和你聊聊怎麼去創造勞資雙贏的局面、如何管理你的遠距員工？以及效率不減反增的方法，那我們就開始吧 🙂

《 遠距工作模式 》書本介紹

近年來，隨著虛擬工作的相關技術愈來愈成熟，同在屋簷下辦公的工作型態已日漸崩解。美國 IBM自1995年開始實施遠距工作，目前在全球有四成員工採遠距工作，出售多餘辦公室空間後，獲利19億美元，轉租收入超過10億美元。eBay、美國太空總署、麥肯錫、嬌生等大企業，全球五分之一的勞工早已採遠距辦公模式。

愈來愈多企業將全部或部分工作轉為遠距辦公，這種工作型態有什麼好處？為生活帶來哪些改變？少數反潮流企業的理由又是什麼？這本書就是在和你分析你對遠距工作可能會有的疑惑，除此之外，它也用許多實際案例，和你分享如何突破抗拒遠距工作的心防，以及管理遠距工作團隊的實戰經驗。

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遠距工作模式 ：創造勞資雙贏的局面

遠距工作要普及，除了技術要跟得上以外，心態也要跟得上。許多人會問我：「為什麼台灣可以遠距工作的公司這麼少？」撇除傳統工業，我認為除了地理因素（距離不遠，通勤起來也不到太麻煩）之外，最重要的就是認知與理解的缺乏。

對於傳統的中小企業而言，因為不曉得要怎麼管理、不曉得要如何看見成效、不曉得要怎麼有效溝通，因此不願意嘗試；對於這些企業主而言，這樣的嘗試不僅要花一段時間測試，甚至可能還會影響到成本、營收，算是一個 ROI 不明的投資，但是根據國外大企業測試多年且逐年上升的趨勢，遠距工作肯定對企業有正向的成長，不然早就沒人願意這麼做，也不可能會流行起來。

因此，資方要去了解的是遠距工作對於「雇主」到底有什麼好處？為什麼歐美國家越來越倡導這樣的工作模式？以及後續可以怎麼做學習和協調，幫助勞資雙方得到雙贏的局面。以下是書中介紹的幾個優點：

對雇主的好處：

1) 排除掉辦公室中的各種干擾，遠距工作者的效率更高。.
2) 縮減辦公室空間，省下租用或購置辦公室的花費。
3) 發生水災、地震或停電等意外，分散各處的員工仍然可以維持營運。
4) 即使員工有事不方便出門，也能在家工作。
5) 表現差的員工無所遁形。
6) 不受地理位置限制，從世界各地挖角人才。
7) 減少人事變動。

對員工的好處：

1) 依專業表現考核，不必靠超時工作展現忠誠。
2) 省下每天通勤時間和交通費用。
3) 自己決定日子要怎麼過，可花時間在真正感興趣的事情上，不必等到退休再實現夢想。
4) 自由安排工作時段。
5) 在自己喜歡的任何地點工作，就算搬家也不必換工作。
6) 可以花更多時間陪伴家人。

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遠距工作模式： 效率不減反增的方法？

遠距工作最令人擔心的，就是無法有效溝通，或者在家容易拖延分心，但研究證實，在辦公室的分心物不比家裡還少，而透過許多協作工具，其實一樣能夠有效傳達想法，在線上做協作。以下有幾種遠距工作小技巧可以推薦給你：

一、交代清楚彼此重疊的時間

在家工作重視的是效率和成果，當我們能夠自由調配工作時間時，你會發現有些人喜歡早點開始工作，而有些人是夜貓族，到了晚上工作起來才有感覺，又或者，最常見的情況是時差，因此你和同事的工作時間可能會有所區隔，這個時候，交代好彼此重疊的時間就非常重要，這樣可以避免“找不到對方”或“無法及時得到回應”之類的情況，而對於需要一起討論的專案，也可以事先安排，讓可以獨力處理的專案在同事不在的時候優先處理，也可以避免時間的浪費。

二、用清楚的雲端紀錄取代會議

你一定有過的經驗就是開了一場又臭又長最後還沒有明確結論的會議，在管理一個遠距工作的團隊中，「開會」其實是最沒效率的一種做法。

當我們在辦公室工作時，因為同事、主管就在隔壁，有什麼問題其實用「問的」就能被解決，如果有什麼需要處理的事情，來個緊急會議好像也行得通，但是在遠距工作上，有問題要請教，可能還需要等待一段時間才能收到回覆，同樣的問題可能Ａ、Ｂ、Ｃ同事會有不同的解讀，因此，並不是說開會完全沒效率，而是開了會如果沒有完整紀錄，是非常難去避免二次、三次的會議產生。

最好的辦法，其實就是利用雲端協作工具，清楚的紀錄要交辦的事項，例如利用甘特圖寫下專案時程和負責人、利用 Excel 表格去記錄客戶資料、利用 Google Dot 或 Word 寫下員工手冊或 On-Board Guideline，如果彼此工作之間有什麼疑問，便能直接透過表單一覽，省去問來問去這樣一來一往的時間成本。

三、共享檔案保持工作進度順暢

在遠距工作時，最常見的一個狀況就是「權限沒開啟」，這件事雖然細心一點就能避免，但還是很常發生，關於這一點，我建議公私信箱千萬要分開使用，公司權限保持共享讓工作更順暢。或者公司也可以提供員工電腦配件，使用同樣的系統、型號也能讓操作更順暢。

其實這也可以進一步的去解決資安和保密問題，相信當遠距工作越來越普及，人們很有可能會有一台私人電腦，以及一台公司提供的筆電，透過一些防火軟體和外掛程式，也能提高公司資料的維護安全，優化管理階層所擔心的保密問題。

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遠距工作模式 ：我要怎麼管理我的遠距員工？

大部分的管理者會有的想法是：「要是我沒有時時刻刻盯著，員工會努力工作嗎？要是他們沒有待在座位上，會不會成天打混、玩電動、或上網呢？」

這絕對是一個可以理解的擔憂，但我們要告訴你一個天大的祕密：要是員工真想成天打電動或上網，就算坐在辦公桌前也辦得到。事實上，許多研究報告指出，很多人真的在辦公室裡上網玩遊戲或者看可愛動物的影片（笑）

其實，想要提升士氣，並且建立良好的辦公室文化，首要條件就是要先「信任」你的員工，要是你把員工都當成成熟能幹的成年人，就算不緊迫盯人，他們也會力求最佳表現，再者，大部分的員工都不喜歡緊迫盯人的上司，給予適當的個人空間反而能夠讓公司文化更加健康，信任感也有機會增加整體企業的凝聚力。

想要避免管理上的成本與麻煩，第一重要的就是「選人」，你本身就要選對合適的人，他對公司有共同目標、有向心力、想要追求成就感，那接下來遠距工作就好辦事；再來是「信任」，給予發揮創意的空間、給予員工最舒適的工作條件；最後就是「績效」，我們不需要知道員工到底花了多少時間去打電動，只要他能交出好的交辦事項，並且持續達成目標，那他如果花大部分的時間打電動，你也只能說他工作能力令人欽佩。

遠距工作模式帶來的 New Luxury Lifestyle

在工業時代還在起步的那個年代，「奢華」的定義大多是物質類的享受，然而，隨著個體意識抬頭，新世代的 New Luxury 其實正是不再作為城市的奴隸，四海為家，享受大自然，真正的奢侈與享受不是物質，而是時間與空間的自由。

未來已經來臨，只是尚未普及，遠距工作並不是未來式，而是現在進行式，因此，我們現在討論都還算有噱頭、有話題，十幾年之後，我相信遠距工作會變成主流的工作模式之一，除此之外，個人品牌的概念也會與生活並存，每個人可能基本上都會有兩到三個副業，真正落實多元收入、多元專業和多元人生的有趣現象。

《遠距工作模式》一書用非常口語化的方式和你聊所有你對遠距工作可能會有的疑惑，而我認為這本書非常適合買給你的主管或老闆看ＸＤ，但是身為員工，裡面也有介紹許多遠距工作時可以使用的線上工具，算是故事＆概念＆乾貨都涵蓋的一本好書，推薦給你。

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希望今天的內容對你有幫助 🙂

Zoey

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