#218「設目標不只是為了達成，更是為了開始」 如何做好專案管理 ？讓事情如質也如期 / 郝旭烈

by Zoey | Sep 4, 2022 | Podcast, 有意義

專案管理和時間管理一樣，都是我個人非常喜歡的一個主題，也是我覺得非常實用的一種工作術，有專案管理的能力，更能夠去兼顧你計畫最後的品質、時程與預算，並且減少想像和實際之間的落差，但究竟要 如何做好專案管理 呢？

今天我們邀請到郝旭烈郝哥，來分享他過去在協助學生成為 PMP 專案管理師的過程中，所看到、學到、領悟到的心法及技巧，包含怎麼去面對不可抗力？怎麼溝通時程？怎麼做專案排序？怎麼真正的解決問題？

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以下為文字版訪談綱要
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📍【訪談綱要】#218 如何做好專案管理 

前 3 本都是財務書，但是我一個好朋友介紹商周的執行長跟我認識，我以前在大陸做執行副總，其中一個工作就是負責所有大陸公司的專案管理，國際間有個叫 PMP 的專案證照，光教、授予這個證照就教了好多年，他們有 CEO 的班級，就請我去當他們的顧問跟教練。

過去在教授專案管理的過程當中，不管是教企業內部或者是教人家拿到證照，很多人看完專案管理的書之後，都會跟我說看不懂、不知道怎麼用，讓我一直反思，後來我想到一定是這本書還沒有到你想要念的那個時間點，可以先放著，去找你喜歡、看得懂的書。

我們說閱讀是種樂趣，是幫助你解決問題的關鍵，如果你看不懂就在耗時間，閱讀跟學習樂趣不見了，也沒有辦法幫你解決問題，就失去知識的意義了，所以知識的本質是解決問題，任何沒有幫我們解決問題的知識，你就不會拿來用。

後來跟商周和 CEO 在聊天的過程中，他們覺得好像跟以往學到的專業知識不一樣，這本書就是我自己轉換完畢之後整理出的一個親民版、沒有太多專有名詞的專案管理，而且是回到自己生活上面的。

專案管理的目的是「如質、如期、如預算」，如質就是做任何事情都要符合當初想像的品質，如期就是符合當初期望的時間，如預算就是符合當初的預算，其實專案就是做事情，做事情有 3 個很重要的要素跟規矩，把事情做得好、做得快、做得省，這 3 點也是專案管理的本質。

這本書就是做事情的書，我們做任何事情都有一些規矩、訣竅或秘訣，這就是一開始我想寫這本書的起心動念，很多人都說專案有開始有結束的，但人生是沒有開始也沒有結束的，人活著都在完成一件又一件的事情，那不就是一場從不確定到確定的遊戲嗎？

我們每一次做事情都希望確定能達到目標，但是過程是永遠不確定的，你只能邊走邊看、邊學邊做，你還是要訂一個確定的目標，可是過程的不確定就一個個克服就好了，所以從不確定到確定就是完成一件事情後累積的結果，這就是人生。

沒有所謂順利達成，也沒有辦法真正解決不可抗力的問題，不確定這件事本身就是問題？我根本不知道不確定是什麼東西，那我需要去面對嗎？不用，關關難過關關過，你唯一最重要的就是往前走就對了。

從不確定到確定的過程，關鍵是目標從來不是只為了讓你達成而已，而是讓我們可以開始，這句話希望大家能夠把記在心裡面，郝哥再送大家 6 個字：「先行動再思考」，你沒有辦法做完整的計畫，碰到了才知道怎麼做應對。

為什麼我說關關難過關關過？因為所有的行動都會變成我們未來做判斷的養分，但我們要承認一件事情：「不確定本身就是一個事實」，我們沒有辦法預測不確定性，我們不知道未來會長成什麼樣子，唯一面對不確定性的方式就是行動。

先行動再思考是降低焦慮很好的方式，當你想很多的時候，所有東西就會在腦袋裡面膠著，因為你不知道結果會怎麼樣，做了之後你才知道真的是蠻爛的，那就去找修正方式，做得久才會做得好，如果一開始就要求完美，還沒有開始就把自己給搞死了。

在我的書裡面提到設定目標時：「少就是多」，越少、越簡單的越容易開始、越不會抗拒，但是積少成多，久而久之就會變得很厲害了。

郝哥從小就是什麼事都要想很多的人，可是我現在的個性跟以前完全不同，不管哪條路都沒有對錯，最後都會殊途同歸的，我的隨遇而安可能不是隨遇而安，而是我知道我過去已經做了這麼多，就算再怎麼準備也不可能百分之百。

就算我真正要做備案，這些備案也是我曾經吃過的虧、受過的傷，我不會一下就準備 Plan ABCDE，我會說：「稍微注意一下，或另外再做什麼事情就好」，不會非常神經質的準備很多，因為準備這麼多也沒有用，這就是成本效益原則了。

你就算很焦慮，不確定的情況也會發生，結果你的焦慮反而讓你真正在做事情的時候不如預期，隨著年紀越來越大、經歷越來越多之後，你會發現最後真正會發生的意外不過就那幾項，你就比較胸有成竹了，就算都不做準備，栽跟斗的次數多，你也有經驗了。

所以會殊途同歸的原因是：「做了才知道，不做不知道」，到底要隨遇而安還是深思熟慮，在年輕的時候永遠都不知道，隨著你持續不斷的做，就會有非常多的經驗，當你再碰到類似的事情時，就知道大概做好這兩項準備就夠了，多做也沒有用，那就是一種成熟。

專案管理其實就是做事情，老闆並不知道你有多少事情，真正的關鍵不是事情多，而是時間不夠，所以你應該跟老闆討論可不可以給這些事情多點時間去重新做排序，那要怎麼做？排序的本質就是沒有次序，你不會知道怎麼樣的排序是最好的，但是一定得留白。

忙是被動決定排序的，但當你很閒，你主動把事情放進來，你就在做排序了，我們常常高估一年可以做的事情，卻低估了十年可以完成的工業，把時間拉長，很多事情就變得不一樣了，但塞在一起的時候焦慮又來了，把時間拉長就有緩衝、就有選擇權、就可以排序，慢慢做比較快。

雖然專業管理是個很硬的名稱，但是其實我每次演講跟分享時都跟人家講，專案管理其實不是專案管理，它就是人生一連串的事件所組合而成的人生歷程。

很多人跟我說：「你對你現在的生活滿意嗎？」，我說：「其實我還蠻滿意的」，我理想的生活，就是可以選擇自己想要過的生活，讓自己有自由的感覺，起碼心境上可以自由。

自由跟能力、欲望有關，真正讓我們覺得困擾的從來不是事情本身，而是我們對事情的看法，持續吸收不同的知識，它會讓我們有智慧，讓我們能夠解決問題，你的能力就提升了，自由度就可以比較大一點了。

📍【重點整理】#218 如何做好專案管理 

＃1 專案管理到底在做什麼

郝哥說，其實就是希望想做的事情，能夠如質、如期、如預算，並且做得更快、更好、更省錢。最重要的是，不要去糾結怎麼面對不確定性，因為，我們連那個「不確定」究竟是什麼都不曉得，又要怎麼去面對它呢？

你連要面對什麼都不知道，或許就不需要為了這個不存在的假設太操心。郝哥也提到：「目標從來都不是只為了達成，而是更為了開始」，在專案管理上，應該要先行動再思考，因為所有的行動都是未來的養分，尤其就算怎麼焦慮，不確定的事情還是可能會發生。

但經歷越多，就會發現以前無論鬆散還是隨遇而安，有了歷練之後，都能更迎刃有餘的調整到一個比較平衡穩定的狀態，最重要的是，「不做會想一輩子，做了可以講一輩子。」

＃2 專案管理的時間急迫性

郝哥說，真正關鍵不是事情多，而是事情擠在一起時時間不夠。而會有專案的急迫性，很多時候就是因為沒有充分的溝通，因為大部分的老闆通常不知道你有多少事情在忙？像我就會經常要我的團隊去盤點他現在的工作事項，我們也會有 Weekly Aganda 的模板。

為的就是可以讓我遠端就大概知道夥伴們最近在忙些什麼，我們都有各自的 Agenda，非常難時時刻刻都記得對方手上有什麼專案。至於要怎麼排序？郝哥建議就是用開會來決定。除非你是自己一個人做事，不然排序這件事情，就是自己決定就好，就看你怎麼安排，結果自己承擔。

但大部分的專案管理，都要牽連到其他部門、夥伴，所以排序這件事，真的只能靠會議來確認。像是我自己團隊裡面也會有要交辦的事情，有時我的助理 Wing 會跟我說：「我月底會安排休假」，所以我們可能就因為有了這個溝通，而把原本要做的事情提前或往後，專案只要提前準備，彈性其實可以很大。

＃3 專案管理如何排序

最後，講到排序，我們就該來聊聊留白這件事情，如果沒有留白，你就沒有排序的權利，例如你一個禮拜的工作都塞滿了，自然怎麼排都還是一樣忙，但如果把專案的時程從原本一週改成兩週，有了空白，排序的權利就浮現了。

人生的意義從來不是你做了多少事，而是你主動做了多少事，越是主動，你就越有對自己生命的主導權，如果可以做選擇，你也一定會選擇自己心之所向的道路，因此，我們真的要這麼忙碌？為自己塞這麼多事情嗎？還是適可而止、恰到好處就好了？我這裡就留個白，讓你去咀嚼跟思考吧。

📍【本集結語】#218 如何做好專案管理 

我自己很喜歡他最後提到：「自由 = 能力 – 慾望」的這個公式，想要讓自己更有自由的感覺，我們要不就提升自己的能力，要不就減少自己的慾望，概念跟開源節流一樣。

如果你對人生有比較高的期望值，那就要確保你也有這股勇氣和決心，在提升能力的這條路上努力拼命，不然就是活得更知足、更簡單，讓你更能夠感受到隨心所欲、自由自在。

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