#166 如何利用微調版「 艾森豪矩陣 」來做時間管理？設計你 Worklog 時間戳，提升工作與生活效率！
今天又再一次要來跟你分享我個人最喜歡的主題之一：時間管理，其實我們以前分享過非常多的 time management tips，不過今天要講的方法 Eisenhower Matrix （有些人也稱之為 艾森豪矩陣）算是一個非常經典的時間管理法，我除了會在節目中和你解釋一下這個方法是什麼、使用的方式之外，也會用實際的例子和你講解我是如何去拆解我的工作項目，讓我的生產力更高效。
這集節目比較特別的地方在於，我設計了一點互動性的元素，因此建議你邊收聽音頻節目的同時，可以一邊準備紙筆在旁邊，寫下你的答案，實際操作演練看看，這集節目除了介紹 Eisenhower Matrix 時間管理法之外，我也會和你分享如何安排與分類你的工作，讓你能夠在同一個時間段，處理同一種性質的工作。
今天我事先準備了一份 PDF 講義，裡頭幫你做好重點整理、圖表和案例練習，填寫下方表單免費下載你的講義吧！
如果你想要打造一個不被地點限制的個人品牌，或是你對自媒體經營感興趣，我現在開放了一套四天的免費線上課程，在這四天裡面，我每天會用約十分鐘的影片，和你分享經營品牌常見的錯誤、品牌變現的方式，以及如何打造熱情、創造價值，如果你想要領取課程內容，請立刻點選此連結，那麼我們課程裡見囉！
👉 觀看本集文字稿內容：在原文網站中，你可以選擇想要聽的段落直接跳著聽（我們幫你把段落都整理好啦😉）
💌 訂閱佐編茶水間電子報：我們固定於每週一寄出精彩的電子報內容，也會有許多只在電子報裡分享的小驚喜唷！
⭐ 加入臉書私密社團：與8000位聽眾＆團員一起討論遠端工作、品牌經營與自我成長
⚡ 索取4天免費線上課程：教你打造個人品牌必知的技巧、常犯的錯誤與變現的方式
💙Let’s be social：Instagram｜Facebook｜Youtube
———————————————–
以下為文字版訪談綱要
———————————————–
在你喜歡的平台上訂閱： Apple Podcasts | Spotify | Android
📍【訪談綱要】#166 艾森豪矩陣
馬上開始 >> 00:00 – 節目開場與單集概要
今天之所以想分享這個時間管理的方法，是因為我前陣子的生活又變得不太一樣，所以我又試了不一樣的時間管理法來幫助我提升工作效率，你記不記得大約在年初的時候，我也分享過幾種不一樣的時間管理工具？如果你感興趣可以點選下方連結，回去聽佐編茶水間的第 135 集內容。
馬上開始 >> 03:24 – 簡介艾森豪矩陣：適用對象，以及是誰發明這個方法
今天要介紹的這個時間管理法叫做 Eisenhower Matrix 艾森豪矩陣，也就是很經典的重要與緊急四象限的時間管理方式，這個方式我認為特別適合給斜槓工作者、一人公司的自媒體創業者做使用，也就是說，我覺得他可以跳脫你的工作領域，連你的私人家事都一併管理，非常的實用。
首先我們簡單科普一下，這個時間管理法的創辦人 Eisenhower 其實是美國第34任總統，而在二戰期間，他更是美國的五星上將，統領許多重要戰事，不難想像這個人的工作既多又複雜，因此艾森豪便發明這個舉世聞名的管理學方法，幫助許多人在緊急或是重要的事情上面，排列清楚的優先順序。
馬上開始 >> 04:38 – 定義艾森豪矩陣四個象限的事情分類準則
（歡迎下載我為你準備好的 PDF 講義，裡頭有我已畫好的表格，直接搭配著節目使用就不需要自行繪製唷！）
這個方法需要準備紙筆，並在紙上先畫好一個十字架，讓紙上呈現四個方格，左上角的方格，我們稱它為 緊急又重要，右上角的方格，我們稱它為 不緊急但很重要，左下角的方格，我們稱它為 緊急但不重要，右下角的最後一個格子，則是 既不緊急又不重要。
#1 左上角：又重要又緊急的事情，我給它的定義是，這件事情有非常明確的 Deadline，而且如果沒有在期限內完成，你可能得承受一些後果，或者會影響到其他人，造成別人的麻煩，不然就是這件事情沒有去做，會出現更多的衍生工作項目。
#2 右上角：不緊急但很重要的事情，我對它的定義是，這種事情通常沒有明確的截止日期，而且很可能不會有所謂完成或完美的一天，就有點像刷牙一樣，不是說你一天刷三次牙明天就不用刷，它是一件必須會需要用時間累積且不斷循環的事情，這件事情極有可能是那種需要花一年以上，或甚至是一輩子來堆疊的事情，所以會被歸類在這個象限的事情，通常是一些長期規劃或個人習慣。
#3 左下角：我們稱之為緊急但不重要的事情，這一類的事情我個人覺得可以統稱為庶務或雜項，我對它的定義是，它雖然可能有明確期限，但是不太能夠累積你的個人專業，也不是個會有效提升你工作技能的事情。它極有可能是勞力工作，或是未來可能會由機器人取代的工作，例如大部分的家事，像最近台灣開始很流行洗碗機，因此洗碗，就可能是這類的事情。
#4 右下角：我們稱為既不緊急又不重要的事情，我覺得可能像是一些你有點想做，但沒做又沒差的事情。例如說，找時間幫自己染頭髮、換一台新的腳踏車、整理臉書好友名單、或是看一部你一直想看又沒時間看的影集等等。這一類的事情，我通常會覺得如果可以不做，那就把它從代辦事項中刪掉不要做，或者就乾脆等到自己有空再做也可以。
馬上開始 >> 07:59 – 艾森豪矩陣實際演練
現在，我會唸出一系列的待辦清單，然後給你一點時間，請你試試看自己分類在四個象限中：
圖片取用自Todolist
⚡本週代辦事項：
- 開家庭會議
- 完成英文作業
- 查看台北的房市趨勢
- 把禮服送去乾洗店
- 準備星期五的公司會議簡報
- 冥想二十分鐘
- 繳停車費
- 思考下一季的自媒體目標與規劃
- 整理衣櫃
- 準備下個月英文檢定
- 讀完《工作必須有錢有愛有意義》
- 買一雙新拖鞋
- 上完 Brand Your Life 線上課程第八單元
- 上網找參加婚禮的化妝教學影片
- 打電話約 Nancy 討論投資計畫
你在這裡可以暫停一下，花一點時間想一想，以上這十五件事情，你會怎麼把他們安排進這四個象限裡呢？
當你在分類工作項目的過程裡，你可能會發現，每一個人對於每一件事情的判斷基準點都不太一樣。
例如以上述的待辦清單中，你應該聽得出來這個人好像接下來要出席一場婚禮、他好像要準備英文檢定，但這些事情究竟距離現在有多近？代表還有多少時間可以準備，這些因素都會大幅影響這件事情的緊急程度，再來，你可能也會發現這個人他需要一雙新的拖鞋，不過究竟是他拖鞋壞了，所以需要買一雙新的？還是他其實有其他的拖鞋，但想要買不一樣款式的呢？這些元素其實都會影響到我們決定一件事的輕重緩急，所以，我相信當你做完這個小練習，你的答案可能跟其他人的答案都會有差距，如果你想要看看我是怎麼去分類這些代辦事項的話，你可以下載這一集的補充講義，就可以看到我的分類囉！
馬上開始 >> 10:57 – 艾森豪矩陣的規劃策略
講完四個象限的定義與實際操作過一遍後，我們來聊聊規劃策略，左上角的事情通常包含：會議、考試、檢定、繳費、活動、表演、簽約。既然是又重要又緊急，最直觀的策略就是「優先處理」，在艾森豪矩陣上的官方建議是，只要出現在左上角的事項，就應該要立刻去做。但就如同我剛才所說到的，每一個人對於一件事的輕重緩急的分辨方式皆有不同，而在我們有超多雜事，且從來沒有真正執行過任何時間管理工具之前，我們看每一件事，都會覺得他是緊急的事情。沒錯，所以你可能會發現，你不自覺把很多事情都放在又重要又緊急的區塊，如果你按照艾森豪的原先策略來立刻去做，你很有可能一整天都在做左上角的事，反而其他部分的事情一直被耽擱。
因此一般我們來做時間管理時，處理左上角又重要又緊急的策略就是優先處理沒問題，這是最簡單的執行方式，但如果你想要更進階一點，我建議你把這塊的事情擺在第二順位，為什麼呢？因為第一順位我們要先做「不緊急、但很重要的事情」。
在我的認知中，我認爲重要但不緊急的事情，很有可能是決定我們長遠 Lifestyle 的關鍵要事，例如說運動、冥想、學習、看書、存錢、投資、陪伴家人、持續進修、跟朋友聯繫、寵愛自己、這些是我們真的都知道他重要，但卻因為不緊急而不斷被忽略的事情。
這類的事情通常需要靠累積才能看到一些進展或結果，所以每一次的錯過，都將為我們的未來帶來無法彌補的沈沒成本，越是累積就越難開始，越是延後，就離夢想、目標或理想生活越來越遙遠。
我覺得右上角的象限，有點像人體的肝臟，平常是最安靜最沒事的器官，但當一出現警訊，通常都是大事，變成要花一整天甚至是好幾個月來處理的危機。因此我覺得重要但不緊急的事情，反而是一天開始時要優先做的事情。當然，你可能會有一系列又重要又緊急的事情等著你，別緊張，又重要又緊急的我們一定會做，但他是第二順位，第一順位是不怎麼緊急但很重要的事情。
請你早上撥一點額外的時間來投身這個象限。例如早起半小時或一小時，把這個象限裡面的事情做一點點，不用做完，不用一定要達到什麼目標，但就是每天都有一點點進度，才不會累積那個沈默成本，儘管只有十五分鐘或五分鐘也好，請你嘗試看看！
右上角的事情我建議不要追求完美、不要過分要求，比完美更重要的是進度與進步，進步永遠是可以持續發生的，而完美卻是一個有極限的事情，但對於健康、對於個人成長，或甚至是累積個人的身心靈財富，我想你應該不會希望它有極限吧？大部分人的很容易就掉入先處理又緊急又重要的事情這個象限中，從現在開始換個方式，你的人生絕對會在一兩個月後有很大幅度的變化，當你真的這麼嘗試一段時間後，也期待你跟我分享你這段時間的觀察與改變☺️
馬上開始 >> 17:53 – 左下角：緊急但不重要的規劃策略
接下來聊左下角緊急但不重要的象限，艾森豪提供的策略是只要落在這個象限的事情，都交辦給其他人。我想提供兩個判斷準則，幫助你更知道哪些事情是屬於這個象限的。
第一個判斷準則是，這件事情不是非你做不可的事。
例如你現在是新手媽媽，你的新生兒需要喝母奶，像是親餵母乳這種事情就不能代理，但如果是換尿布或煮菜，沒有非你不可，也許你做得比較好、比較快，但如果你不願意把任務交付給他人，你會獲得的就只有更多的任務而已。
第二個判斷準則是：這些事情是沒有累積效益的。
也就是說你不管花多少時間做，都不會累積出什麼關鍵的成就，或者是就算有技能上的累積，但這個技能並不在你長遠的人生規劃中，這類的事情就可以放到左下角的象限中。
以我個人舉例，我偶爾會想要自己剪輯影片，剪影片很有趣、我也有一些 idea 想貢獻，所以在一個樂觀的氛圍下，我會不小心去購買一些剪影片的線上課程，或者是一些網路素材，這些事情做起來滿開心的，但很快地我就發現自己花太多時間在這件事情上，而再理性一些思考，我會發現自己未來其實並沒有想要成為一位專職的影片剪接師，這些技能雖然能夠累積，或許在走投無路的時候也可以讓我去接案，但它依然不在我的職涯規劃中，所以遇到影片剪輯的事務，我最好還是請其他人代勞，不然就是把它放在右下角的象限，等真的有空再做比較合適。
再來，也有一些會經常覺得很多事情都得自己來做的人，我覺得這個時間管理法其實是一個很棒的練習，可以讓你在每一次拖曳、每一次分配象限時，都再次與自己對話，問問自己：
「為什麼這件事情不能交給其他人做？」
「我會想要繼續累積這件事帶給我的經驗值嗎？」
「這件事情未來是否會像洗碗或翻譯一樣，用機器或軟體就可以解決了呢？」
「這件事情如果持續累積，能夠為我的人生添加我想要的深度跟厚度嗎？」
請你重複地把這幾個問題在腦中梳理梳理，把你的代辦事項放到這個象限中，不僅能讓你的生活更加輕鬆，也能讓你離自己的理想生活越來越近，所以能夠把很多事情放到左下角這個象限，其實是一件非常令人開心的事情唷！
馬上開始 >> 21:24 – 右下角：既不緊急又不重要的規劃策略
最後來到既不緊急又不重要的象限，艾森豪的建議是，這些事情請你直接 delete 不要去做，不過，我自己覺得這類的事項還是可以留著，只是它就變成你的 Fun list，或者是當你假日在家無聊不知道要做什麼事的時候，就可以拿出這個清單裡的選項，挑幾件出來做。
什麼樣的事情會被分到這個象限呢？我覺得像是娛樂、消遣、嗜好、慾望類的事情，都可以放到這個象限中。因為我們本來就不可能完全不娛樂或完全沒有其他慾望，不過比起下班後總是在家追劇耍廢，其實你真的可以預備一個「消遣清單」，這個習慣我大概也是一年多前才養成的，因為疫情都被關在家，我發現我們的業餘消遣就變成一直看電影或打電動，後來我開始把一些不是那麼重要、也不是那麼緊急的事情，放在所謂「下了班之後」來做的清單，因此可能就會出現像是醃泡菜、學Salsa舞、烤餅乾、做指甲、或是讀小說。
因此我不認為這類的事情需要完全刪除，當然，這類的事情如果真的超沒必要，那就算有閒暇時間，大多數人還是會建議不要去做。但我認為，我們有時候工作還滿辛苦的，因此如果能制訂出一個明確的時間區段，例如每週五的晚上兩個小時，讓你就做這些看似沒意義、沒目的的事情，或許會轉變成一種另類的抒發，和心靈上的休息、運動也不一定，因此也歡迎你自行斟酌，但有一個小叮嚀，建議每天或每週花最少的時間在做右下角這個象限的事情，不然你花了很多時間一直耗在這個象限，可能會耽擱了其他真正重要、或真正緊急的事。因此，如果你跟我一樣喜歡做規劃，不如就直接把這個象限規劃到你的行事曆中，讓你有一個專屬的耍廢時光，或許也是很不錯的時間管理或效率提升方法唷！
馬上開始 >> 24:01 – 簡介 Worklog 時間戳
接下來我們要更上一層樓，和你分享什麼叫做 Worklog 時間戳，以及要如何把你的工作事項做整理，讓你的效率能發揮到淋漓盡致。許多研究都顯示，
當我們在不同的任務中不斷地切換，每被打斷一次或切換一次，人的效率就會下降 20%
這件事情我自己是非常有感覺的，以前試過番茄鐘工作法，但我個人覺得25分鐘實在是太短了，鬧鐘一響又不小心會打斷整個工作節奏，所以我比較喜歡一次至少超過一小時的專注時間，當我們用完艾森豪矩陣去歸納哪些事情應該要先做之後，我們就要去分析在這些所有的工作項目中，又有哪一些是同質性的工作，可以被排在同一天，甚至是同一個時段一起進行呢？因為我們的目標，就是希望可以一氣呵成，不要在工作項目中換來換去，最好還能超前部署，對吧？所以又來囉！我現在呢會唸出十項我工作中經常遇到的內容，聽完之後也可以暫停一下，花一點時間想想假設這是你接下來下一週要完成的所有工作，你會怎麼安排他們呢？
⚡本週工作項目：
- 寫一篇新文章
- 準備一對一諮詢內容
- 寫信給某廠商洽談合作提案
- 與團隊開內部會議
- 製作講座的Presentation
- 採訪某某來賓
- 撰寫某某書的推薦序
- 與出版社討論行銷內容
- 和學生做一對一的線上教練諮詢
- 發想與企劃下個月規劃與提案
好，這裡你可以暫停一下，把我剛才念到的東西寫下來，花一點時間去判斷與分類工作項目。也別忘了下載講義，參考我的案例與解說，但我在這邊就先公布一下我安排工作的邏輯：分別是創作 / 文書 / 發想 / 會議 / 會談五種類別。
- 寫一篇新文章（創作）
- 製作講座的Presentation（創作）
- 準備一對一諮詢內容（文書）
- 撰寫某某書的推薦序（文書）
- 寫信給某廠商洽談合作提案（發想）
- 發想與企劃下個月規劃與提案（發想）
- 與團隊開內部會議（會議）
- 與出版社討論行銷內容（會議）
- 採訪某某來賓（會談）
- 和學生做一對一的線上教練諮詢（會談）
當這些事情被標記完之後，我就會用主題日（點我連結 至主題日單集節目）的方式去規劃，例如所有的會議我都會盡量規劃在星期一，星期二我想要專心創作，所以當天就會把寫文章，跟做簡報排在星期二，星期三的主題可能是文書處理，星期四是做訪談會談，星期五拿來作發想等等。
當然，這是非常理想的規劃方式，我們通常還需要看一對一諮詢、跟廠商的會議是哪一天，有些事情不太能是自己決定的，但這就是喬時間的重要性，很多東西其實都是有討論空間的，這是你的工作效率、你的生產能力，你應該要更鼓勵自己把工作的時間更客製化成適合自己的版本，因為如果你的時間管理做得好，受益的人不只有你，還有身邊的其他人唷！
到了這邊，你可能在想說，天啊我工作上的事情都超級瑣碎，通常都是眼下出現什麼事，我就處理什麼事，好難像這樣事前規劃，
如果你有這種感覺，就請你一定要開始做你的 Worklog！
這是前陣子我跟我助理開始使用的一種時間紀錄法，因為我們想要明確地檢查出我們到底把時間花在哪些事情上？如果你沒有做記錄通常是很難知道的，因此我們會寫下自己幾點到幾點在做什麼事，然後把這些事情做一個類別的標籤，例如剛才說的到營運或行銷，一週之後，再來去檢視就近哪一個標籤被使用最多次。
當你有了 Worklog 標籤之後，你不只能夠大概知道自己做某件事情至少要花多少時間，你更可以預先安排下一週的 Worklog 想要長什麼樣子。時間管理其實非常像是記帳，透過盤點、分析，我們更能夠知道自己在時間的運用上以怎麼優化、怎麼調整，那一樣參考這集的 PDF 講義也可以看到圖片，如果你是視覺化的學習者，相信看圖片會更好理解 Worklog 和我所謂標籤分類的意思。
📍【重點整理】#166 艾森豪矩陣
#1 通常處理又重要又緊急的策略是優先處理，但進階一點建議你放在第二順位，因為第一順位我們要優先完成不緊急卻很重要的事情。
#2 兩種準則判斷何為緊急但不重要的事情？第一，這件事情不是非你做不可的事；第二，這些事情對你而言沒有累積效益。
#3 如果你的工作很瑣碎，總是無法事先規劃，建議你先試試看紀錄你的工作 Worklog，檢查你一天的時間分配，慢慢再來盤點、分析與規劃你的明天、下一週甚至下個月的時間配置。
📍【本集結語】#166 艾森豪矩陣
以上就是我的微調版艾森豪矩陣，以及設計 Worklog 的時間管理法，我知道今天的內容稍微瑣碎了一點，但講這類的議題真的是我的興趣，可以滿足我這規劃控的慾望，也希望這樣的內容有帶給你一些幫助！
其實我這幾年來有一個滿大的體悟，以前的我是一個很隨性，去旅遊也不會做任何計畫的人。雖然現在出遊還是不太會規劃很多，但我開始發現，規律的生活其實是一件滿迷人的事情，而且也並不是說規律就等於無趣或沒有驚喜，而是能夠用知道什麼時候需要面對無聊的工作瑣事，什麼時候可以放鬆的大肆享樂。那當這些事情出現在你眼前，就去做吧，就照著你給自己的規劃，活在當下！該做的事情出現了，安排它、完成它，練習變成一個自律的人，做完了之後，放假的時間、下班的時間到了，那就關上電腦，去玩、去休息、好好享樂吧！
📍【本集聽眾回饋】
如果你聽完這集節目，覺得對你有收穫，我也想邀請你到 iTunes Store 按下訂閱按鈕，並且幫我打星評分留言，留言時也希望你告訴我你在聽的是哪一集（集數），以及你喜歡或不喜歡這集的什麼內容，如果能夠清楚描述，對我和這個節目都能帶來非常大的幫助。
如果你喜歡這集節目，我也想邀請你加入我們的臉書私密社團（請點此連結），我們在社團裡討論很多有關遠距工作、自我成長，以及個人品牌經營的內容，你只需要填寫完成申請表單，就可以加入我們的社團大家庭中！
免費4天線上帶狀課程
如果你對個人品牌感興趣，並且想要打造一個不被地點限制的事業，歡迎索取我的免費四天線上課程，每一天我都會和你分享一個經營品牌的心態、知識和技法，教你如何打破個人品牌的經營迷思，找到熱情、提供價值。
理想生活設計致力於「自媒體經營、個人品牌創業、個人成長與自主學習」等主題，我們透過線上課程、音頻節目和文字作品，以更紮實的內容，提供價值給想要用熱愛事物賺錢、打造理想生活的你。
Zoey是一位視覺設計師、專欄作家和旅遊愛好者，同時也是「佐依・理想生活設計」的創辦人以及「佐編茶水間」音頻節目主持人。目前致力於提倡遠端工作，幫助讀者打造個人品牌、強化部落格技巧，引導觀眾透過自主學習和個人成長的修煉找到工作與生活平衡。
「佐編茶水間」是個可以在iOS、Android或Youtube上收聽的音頻節目，於台灣時間每週日播出，和聽眾分享有關自我成長、數位行銷、理財投資、在家創業等相關內容。
