4個立即改善做事沒效率的 高效能工作法 ！多工反而是低效的表現？

by Zoey | Oct 17, 2018 | 有錢

你是否曾經想過：「為什麼大家一天的時間都是 24 小時，別人卻能夠很有效率地完成更多事情，交出更好的成果？」，他們是如何做到的？很有可能這些人都掌握了「 高效能工作法 」，幫助他們好好規劃事情、增加做事的效率。

今天我會跟你分享 4 個科學家證實過，而我自己也在使用的「高效能工作法」，也會推薦你一些輔助工具，讓你大幅提高做事時的專注度和腦袋的清晰度。

為什麼你需要 高效能工作法 ？

現在是個變化十分快速的時代，我們接收到的資訊、要完成的待辦事項都越來越多，在這樣的環境中，如果你的做事的效率比別人差，不只會使你的產能與競爭力降低，甚至會直接影響到你呈現出來的工作成果。

相信你一定有過這樣的經驗，有時候可以在一天內很有效率地完成很多事情，但有時又會渾渾噩噩的過完一天，不知道自己今天到底做了什麼，前者很有可能會讓你以為你很有效率，但後者又會讓你自我懷疑，甚至產生自己在浪費時間的罪惡感？

我認為會這樣的其中一個原因就是你並沒有很清楚自己習慣做事的方式，能夠偶爾完成很多事情可能只是因為某件事的期限快到了，或是因為某種外在壓力激發出你的腎上腺素，在很短的時間內做完所有事情。

如果想把這種狀態變為常態，那你就必須好好研究什麼是高效能工作法，來提高你做事的效率，我建議你可以試試看這 4 個方法：

1. 不要一心多用
2. 打造可專注的環境
3. 減少不必要的干擾
4. 建立明確的工作流程

1. 不要一心多用

現代的社會普遍認為地「高效」代表一段時間內能夠完成愈多的事情，也因此 multi-tasking ( 多工處理 ) 就成為每個人都想學會的技能，但你知道嗎？研究已經證實，多工處理反而是「低效的表現」！

經過科學家的研究，我們腦袋被設計成一次只能做一件事，我們常覺得自己可以一邊寫企劃、一邊聽英文廣播，然而有經歷過的人相信大多都會有相同且直接的答案：「不能！」，同樣的，我們也很難一邊學線上課程，一邊做家事。

當你同時在進行多件需要大量專注和思考的事情時，大腦就必須不斷切換注意力造成分心，而分心後要能夠恢復到原本的專注力平均需要 25 分鐘。

換句話說，當你同時做很多件事時，每一次的事件轉換，都會無意間浪費掉好幾個 25 分鐘的時間，腦袋就這樣被扯來扯去，效率當然就降低了。

能夠同時執行多項任務的情況只可能發生在「接近全自動化的行為」上，例如「跑步+聽音樂」、「坐車+滑手機」，因為這些事情都已經變成一種習慣，不需要刻意思考要怎麼進行，腦袋完全不用下指令，只要自動導航就可以了。

我在「如何維持生產力」這篇文章中提過，我一次只會做一件事情，我不會一邊打文章，突然看到有人密我，就馬上去回覆訊息。

你一定有過一個經驗是，突然被打斷手上的工作，再次回來的時候，就忘記自己剛才到底在忙什麼，於是又得重新複習、重新想一次，那這樣就是浪費時間 ( 平均為 25 分鐘 )、浪費你的生產力。

現在你知道了 multi-tasking 反而會讓你做事效率變差，但是到底要怎麼改善呢？你可以試試看下面幾種方法。

1. 使用番茄工作法，一段時間內都不要回任何訊息。
2. 準備筆記本在身邊：如果突然想到什麼 idea 就先寫在筆記本上，等有空的時候再來處理。
3. 手機暫時開飛航，等於直接把你的網路關掉，不讓各種社交軟體的通知打斷你的工作。
4. 暫時鎖住會讓你分心的網頁：例如 YouTube，避免去看影片造成分心，我推薦你試試「Timewarp」和「Focus」這兩款 Chrome 插件。

你是一個分頁開很多的人嗎？你是一個想到什麼就突然去忙什麼的人嗎？，也許是時候拋棄「多工=有效率」的迷思，一次只專注在一件事情上，你反而會發現效率提高了不少。

2. 打造可專注的環境

現在我們處理完了想要 multi-tasking 的內在問題，接下來來看看外在層面的環境問題，辦公室的尷尬氛圍、咖啡廳的熱鬧喧囂、突如其來的來電，甚至是不斷發出聲音的叮咚提醒，無論是大是小，只要一被干擾，你就會從心流(單工)的狀態中被打斷。

與第一點不同的是，一心多用是你「自行選擇在多個項目中跳轉」，而環境會變成怎麼樣比較出其不意、難以預測，有時候甚至很惱人，為了打造可專注單工的環境，你可以試試看下面幾個方法：

1. 手機開勿擾或靜音模式，連震動都不要開。
2. 手機如果放桌上，螢幕朝下。
3. 戴耳機聽白噪音。
4. 暫時到會議室或其他空間工作。
5. 把沒有在用的分頁全部關掉。
6. 網頁開全螢幕，避免其他的視窗干擾。
7. 如果你是 Mac 使用者，我強烈推薦你 Muzzle，它可以暫時推播所有通知。

3. 減少不必要的干擾

根據哥本哈根大學在 2011 年的一項實驗證實，當你「看到某樣東西卻要假裝沒看到」時，其實印象會更加深刻，我把它稱作「手癢效應」，什麼意思呢？

假設你現在正在打報告，但又好死不死的看到有人用 Line 密你，可是你又不能馬上回應，因此只能先擱置在一旁。 Guess what ? 如果強迫自己忽略有人密你這件事，你反而會更在意，更想去回唷！

其實就跟我們第一點提到的一心多用有點類似，解決的方法我這邊再幫你複習一次：

1. 手機暫時開飛航，等於直接把你的網路關掉，不讓各種社交軟體的通知打斷你的工作。
2. 暫時鎖住會讓你分心的網頁：例如 YouTube，避免去看影片造成分心，我推薦你試試「Timewarp」和「Focus」這兩款 Chrome 插件。

最好的情況是當你在做事的時候，手機暫時不要放在身邊，手癢效應最好的解決方式，就是「不要看到」，儘管幾小時沒有用手機，世界還是會繼續運轉的，放心。

4. 建立明確的工作流程

你有沒有過一種經驗？當你很開心地要完成某一項任務時，突然被迫打斷去做其他的事情？或是你突然發現剛剛做過的事情其實有缺陷，所以又馬上放下手邊的工作去修改呢？

如果是，很有可能是你的工作流程並不明確，導致你不知道每個環節應該要做到什麼程度才算結束，就容易發現沒有做完的地方。

研究證實，當你「快要完成某件事，卻無法真正完成時」，人類會產生「宿醉效應」，你會一直去想著那個你快完成的事，接下來都無法認真在眼前的任務中。

我就是個常遇到宿醉效應的人，我喜歡工作一定要「告一個段落」，如果突然間被中斷，我就會覺得不痛不快；因此做著事情Ｂ，依舊會想著還沒完成的事情Ａ，這樣就很容易降低我們做事的效率。

為了明確工作流程( workflow )，我們需要先知道一個事情可以被拆解成多少個小段落，拆解完之後先排出自己覺得「這樣做會比較順」的先後順序，假設以「寫一篇文章」為例，其 workflow 可能為：

1. 決定主題
2. 寫出架構與列下綱要
3. 寫前言
4. 寫出各綱要的細節
5. 寫結語
6. 優化標題
7. 插入圖片
8. 優化SEO與關鍵字
9. 製作首頁顯圖
10. 檢查錯字、排程發佈

寫完後你就會發現，原來要寫完一篇文章是需要這 10 個步驟的，然後就先去實際操作看看，如果有覺得不妥的可以再重新做排序或新增新的段落。

這樣之後你真的遇到需要暫停手邊的工作去處理另一件事時，你就會知道現階段至少要完成這個小段落才能離開，給自己「告一個段落」的感覺。

等其他事情處理完要繼續寫文章時，你也會更好 follow up，明確知道該從哪裡繼續進行下去，減少宿醉效應的情況。

結語：知道要忙什麼很重要

如果你是慣性沒效率，希望以上的這些方法能夠幫助你改善其效果，但為了避免你一不小心又變回那個經常分心的自己，我建議你找一張便利貼，寫下這 4 個 Reminder，貼在每天都看得到的地方提醒自己：

1. 不要一心多用，一次只專注在一個頁面或任務中。
2. 打造可專注的環境，讓你最舒適、最少干擾的狀態下工作。
3. 善用輔助工具，減少不必要的干擾，避免手癢效應。
4. 建立明確的工作流程，避免宿醉效應。

專注與效率，是需要靠你自己有「高度警覺」知道自己在忙什麼？為什麼要忙？才能夠逐漸被鍛鍊出來的，如果你想到什麼就去忙什麼，就會不太知道自己的目標到底是要走向哪？只是單純的把待辦事項打勾，但打勾的這些事情卻不一定會讓你離目標或夢想更近。

Zoey

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