#120 我 維持工作效率 的小秘密：如何做事前準備與拆解目標？
你會不會經常不知道要怎麼做目標規劃，也不太確定要如何拆解目標呢？在今天的節目裡，我會用一些有趣的例子，和你分享我是如何做 Goal Setting 維持工作效率 ，同時也會把目標分成三個步驟。由於近期我的生活中也發生一些有趣的小事件，這些事情也讓事前準備與計畫目標顯得更為重要，因此，希望今天的內容也能夠幫助你在 2020 年的最後一季做最後的目標衝刺喔！
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2020 年非常的混亂，但同時我們也來到最後一季，我相信每一個人在年底都會有一些衝刺計畫，又或者也會開始思考明年的新年新希望該怎麼設定。因此，今天我會公開三個我做目標規劃時的步驟，並且配合一些小故事來說明，我們就先從第一個開始吧：
維持工作效率 ＃1 預演未來時間軸
以露營為例：
不知道你有沒有聽過第 118 集的節目？那一集我分享了沙漠露營的故事，在美國露營非常不方便，不像在台灣很容易找到營地，而且還有附衛浴。在美國露營很多方面是自助式，租露營車之前有許多前置作業，租完車子後也要聯繫洗車公司，要洗好車才能歸還。車上的廢水也要倒掉才可以還車，而廢水也不能隨便亂倒，所以也要事先查好哪個地方有這樣的服務。除此之外，露營的地點也不會有任何水、電和食物，所以要吃什麼？大概要準備多少水？都需要事先想好。
這種時候，我就會用預演未來時間軸的方式來做準備，簡單來說，我會想像這些事情發生的過程和順序，再一邊預演未來的時候，我會一邊寫下哪些事件會怎麼發生。
第一天早餐、午餐、晚餐、點心要吃什麼？
準備的蔬菜有哪些？裡面的餡料有什麼？
露營車上也不會鍋碗瓢盆，煮這些東西會需要用到哪一種鍋子、鏟子？
我會全部想一遍，然後仔細記錄下來。
以工作為例：
在工作上，我們每年年底都會有一個大型專案 Dream To Goal 人生設計思考課，我一樣也會用這個方式去預想：
課程的銷售期長什麼樣子？
從課程開課到結束每一週的主題和每一週的目標是什麼？
最後當課程結束之後，要舉辦什麼樣的活動？活動的過程要怎麼設計？
我們今年年底也會舉辦 Brand Your Life 的線上同學會，我跟助理也正在做未來預演。
我們會想像這個活動的線上流程應該要長什麼樣子？
我們要找來賓來演講，要找誰？題目是什麼？
活動要怎麼報名？如果要送禮物給學員，機制要怎麼設定。
在這個過程中，我們通常會把所有的流程都走一遍，然後在行事曆上寫出這些事情發生的時間軸，時間軸抓出來之後，我們就可以知道要做的事情有哪些，為了要讓這些事情發生，又該有哪些事情準備？因此，這個預演未來的第一步做完之後，我們就會進到第二步驟。
維持工作效率 #2 事前準備與拆解事項
上一個步驟其實都是停留在想的階段，而我自己也發現許多學生很容易卡在這一關，就是因為不知道要怎麼去做下一步的拆解，導致你的專案跟計畫看起來都很大，想到要執行就很累也很無力，因此不知道該怎麼小步驟進行。因此，第二步，我們要將之前所寫下的時間軸與事項解構。
以露營為例：
露營完畢我們要去洗車，那洗車有什麼需要注意的事情？第一個是地點，第二個是費用，第三個是時間。
- 地點：大略的查一下資料，看還車地點附近有哪些洗車服務。
- 費用：鎖定區域後，打電話估價，因為洗一台大台露營車，裡外清潔費用可能很貴，所以要多方聯絡來進行比較。
- 時間：還車會有預定的時間，因此我們要知道洗車可能會花多少時間？從露營地開到洗車地點要多少時間？從洗車地點移動到還車地點又要多少時間？還要預留一點時間，不能抓得太緊，免得有突發狀況發生。
好笑的是，我們在事前計畫了非常周詳，最後還真的遇到了意外，所以完全沒有在預計的時間點洗到車。
再來，我剛才在第一點有提到食物的準備，這個在英文叫做 meal prep。
- 份量：通常你要去算大概有幾個人，要煮幾人份。如果露營三天以上，哪些食物需要先吃，哪些東西容易壞。
- 分工：是否可以幾組人帶不一樣的食物，才不會大家帶的東西都一樣。
這一點我們朋友比我們還更會做準備，例如：某一天晚上，我們要做義大利麵，我們帶了兩顆一整顆的洋蔥，沒想到我們朋友帶的是切好的洋蔥丁，我後來觀察他的冷凍庫，發現他所有的洋蔥、蔬菜、肉片都是切好的，我心裡相當佩服。在露營沒水沒電的時候，你絕對會想要盡量減少功序，才不會浪費太多水，還要洗刀子、洗砧板，尤其很多時候露營地點可能有沙塵有泥濘，功序減少也可以讓下廚這件事變得更乾淨、花更少時間就能完成。
因此，當你在做事前準備時，你可以再進一步的去想怎麼讓這些準備的效益最大化，例如：我們就只帶整顆洋蔥，當然那也是一種事前準備，但如果能更近一步把洋蔥切好放在真空袋，當下執行起來就更有效率了。
以工作為例：
在工作上，我通常是會想辦法將流程更順暢，有時候我也會寫出進度表，去知道每天應該要至少做百分之多少的工作內容，才可以將整個大專案拆解的更細。例如我最近在更新 2020 年的 DTG 課程內容，這是一個很大的專案，拆解成小專案的話，它就會變成：
- 找到需要調整的課綱與內容
- 重新設計課綱內容
- 錄製課程內容
- 剪接師剪輯音檔
- 動畫師製作課程影片
- 製作字幕檔
- 上架到課程平台
- 更改課程文字補充
- 重新整理課程回家作業
整個專案就從一個大型專案，變成 9 件小事情，而且每件事情皆有順序邏輯，有了拆解後的小項目後也可以很方便去做分工，簡單來說，我們一樣是要去用邏輯推理完成這個大專案，到底需要做哪些事情，把這些事情寫下來順一遍並且排順序，然後給出明確的截止日期，它就會變成你接下來的目標了。
維持工作效率 #3 用清單生清單
最後一項就是 final wrap up，他就是利用清單的形式去核對每一件該做的事情是否都做了。
以露營為例：
我們去露營之前，也製作了一個清單，上面包含：
- 所有露營的配備是否都帶了？
- 門窗是否都關緊上鎖？
- 瓦斯什麼的有沒有關好？
以工作為例：
以工作上來說，如果我們要發起一個新的活動或新的宣傳，一定也會有相關的清單，而這個清單上的事件通常是比較簡單、比較繁瑣的。
- 社團的封面圖片是否換了？粉專的封面圖片是否改了？
- 網站的首頁有沒有改？
- E-mail的行銷排成設定好了沒？
- 臉書機器人綁定了沒？
- 接下來的音頻排程了沒？
- 活動頁測試過了沒？
- 活動會議室連結設定了沒？
我們會寫上日期，我跟助理會用顏色來區分每件事由誰負責、誰來確認，利用共同目標，一起將要完成的專案完成，而之所以會清單生清單，是因為你可能會再次發現，為了完成清單上的某一件事，你得先完成另一件小事。例如：為了在特定的時間點上架某一篇社團貼文，我們就必須要先設計圖片與文案，那圖片跟文案設計就是從清單事項中又新生出來的清單，因此，這個步驟稍微繁瑣了一點，但就是努力將該完成的事項完成，通常就能夠確保自己不會拖延到工作進度。
以加州森林大火為例：
講到這裡我不禁想要分享一個最近很離奇的事情，你可能有聽說最近加州有野火，主要原因是閃電打中森林，所以森林大火燒了一個月都停不下來，城市也被濃煙蓋住，這就是我前陣子的生活。
每天都關在家裡覺得喉嚨很痛，而我們也收到市區給的緊急逃難手冊，我以前從沒想過有一天還要這樣預備逃難，它的方式是手機會大響，會告訴你要 “Evacuate” ，這代表火勢開始燒過來了，居民要馬上撤離。在手冊上，它有一個專區寫到：
如果你有 15 分鐘中可以逃難，你要帶的東西有哪些？
如果你有 30 分鐘可以逃難，你要帶的東西是什麼？
如果你有 1 小時可以準備，那你可以準備哪些東西？
因此他就有一個清單，很明確的告訴你帶什麼去逃難。在手冊上，他也會建議你和家人討論逃難路線。
因為火勢燒過來很快，你要知道風往哪吹，應該要往哪裡逃，要逃的話要逃去哪？
附近有旅館可以聯繫嗎？現在有疫情，旅館有開放嗎？
你有親朋好友的家可以借住嗎？
我們也準備一個緊急逃難包，裡面放了重要文件和簡單衣物，我自己也寫了一個清單放在書桌上，上面就寫了那些我平常需要用到所以沒辦法打包，但要逃難時一定要帶走的東西，那幾週我們真的是過得戰戰兢兢，每天晚上都好怕警鈴突然響起要打包走人，但是如果這件事情真的發生，也絕對會因為清單讓我們準備更加周全，也不會那麼的慌亂了。
你也來試試三步驟維持工作效率
其實我覺得說是維持效率的秘密也不太算是秘密，他就只是一種專案管理的方式，然後盡可能的預想下一個環節，事前提早把可以先做的事情準備起來而已，如果說你對這樣的設計思考或是目標設定的內容感興趣，我們在 11 月 1 日也會推出 Dream To Goal 的 2020 年免費課程，也歡迎你到時候來報名，希望無論你身在世界的哪個地方，都注意安全、小心謹慎，今年很難熬但今年也走向了尾聲，讓我們再努力堅持一下，一起迎接 2021 年嶄新的到來吧！
xoxo,
Zoey
Dream To Goal 年度課程回來囉！這是一套以設計思考為主架構的人生設計、目標規劃線上課程，並且會於每年年底開放一套一小時的免費課程讓學生了解設計思考的基礎理念。今年的主題是「找到熱情、建立自信」，你可以在這堂免費課程裡學到：我實作設計思考的時間軸、 建立熱情的 3 種設計思維、阻礙自信建立的 4 種迷思、設計思考 5 大原型與套用方式、解決迷惘與規劃人生的課程資訊。那麼我們課程裡見囉！
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Zoey是一位視覺設計師、專欄作家和旅遊愛好者，同時也是「佐依・理想生活設計」的創辦人以及「佐編茶水間」音頻節目主持人。目前致力於提倡遠端工作，幫助讀者打造個人品牌、強化部落格技巧，引導觀眾透過自主學習和個人成長的修煉找到工作與生活平衡。
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